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Maîtriser l’accueil physique et téléphonique - P3AC08

2 jours

Objectifs de formation

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

  • Accueillir avec professionnalisme
  • Développer son aisance relationnelle au téléphone

Profil

  • Personnel d’accueil, assistant(e)s, secrétaires et plus généralement toute personne en charge de l’accueil physique et téléphonique

Pré-requis

  • Aucun

 

Taux de satisfaction :

  • 87%

Méthodes pédagogiques actives

  • Questionnaire de positionnement
  • Méthodes pédagogiques interactives tenant compte de l’expérience du stagiaire, du contexte et de la réalité du travail
  • Cette formation sera basée sur l’expérience professionnelle des participants
  • Les apports théoriques seront illustrés par des exemples concrets et mis en application aux cours de chaque séquence pédagogique
  • Alternance 1/3 théorie, 2/3 pratique
  • De nombreuses mises en situations de réception d’appels seront réalisées avec enregistrement. L’écoute des appels permettra des auto-évaluations pertinentes
  • Appui vidéo pour améliorer son accueil physique
  • Support individuel de formation

 

Programme de la formation

  1. S’approprier les comportements positifs lors de l’accueil physique d’un visiteur
    • La présentation personnelle
    • La communication non-verbale
    • La prise en compte du visiteur
  1. Intégrer les principes de la communication positive
    • L’expression corporelle, la gestuelle…
    • L’expression orale
    • La voix : l’intonation, le débit, le volume, le sourire…
    • La mise en valeur du message avec le langage positif
  1. Adopter des attitudes pour un bon accueil
    • Accueillir et montrer sa disponibilité
    • Pratiquer une écoute active pour comprendre la demande
    • Poser des questions pertinentes et reformuler
    • Prendre en considération la situation de son interlocuteur
    • Savoir apporter et présenter une solution
    • Conseiller, rassurer et conclure
    • Développer son assertivité durant l’échange
  1. Structurer son entretien téléphonique
    • Contact, Comprendre, Convaincre et Conclure
    • Savoir gérer le timing d’un appel
    • Les techniques de maîtrise de l’entretien
  1. Prendre un message au téléphone
    • La prise en compte de l’appel entrant
    • Compréhension et gestion des appels
    • La transmission du message
  1. Gérer les situations difficiles du téléphone
    • Les solutions face aux conflits
    • L’affirmation de soi
    • La prise de recul
  1. Maîtriser les techniques de relaxation
    • La manifestation du stress
    • Comment gérer son stress : les exercices et leurs bienfaits
  1. Construire sa démarche de progrès
    • Les axes de progrès individuels
    • Le plan d’actions
    • La mise en œuvre du changement de pratique

 

Évaluation

  • Évaluation formative réalisée par l’intervenant tout au long de la formation afin de mesurer les acquisitions et les progressions
  • Évaluation des acquis

 

  • PAI : Un plan d’actions individuel sera formalisé en fin de formation
  • Démarche Qualité :
    • SQF – Suivi Qualité Formation : Synthèse détaillée et bilan du formateur, histogramme de satisfaction avec recommandations et plan d’actions
  • Une expertise² de nos formateurs : technique et pédagogie active
  • Cette formation est accessible à toute personne en situation de handicap, contact référent handicap, Élodie Chaline au 02 43 61 08 47

 

Accueil physique et téléphonique : offrir un accueil performant

La formation Accueil physique et téléphonique vous aide à maîtriser toutes les compétences nécessaires pour offrir un accueil de qualité, tant en face à face qu’au téléphone. Ainsi, vous apprenez à créer une première impression positive. De plus, vous découvrez des méthodes pour répondre aux attentes des interlocuteurs rapidement et efficacement. Par conséquent, votre service gagne en professionnalisme et vos relations avec les publics s’améliorent.


Pourquoi maîtriser l’accueil physique et téléphonique

Savoir gérer l’accueil physique et téléphonique est essentiel dans toute organisation. En effet, la manière dont un interlocuteur est reçu influence sa perception de l’entreprise. Par ailleurs, l’accueil constitue souvent le premier contact avec un client ou un visiteur. Ainsi, une bonne gestion renforce la confiance. De plus, elle améliore l’image de marque et fidélise les usagers.


Objectifs de la formation Accueil physique et téléphonique

Cette formation permet de :

  • Comprendre les attentes des interlocuteurs
  • Structurer un accueil chaleureux et professionnel
  • Adapter son attitude et son langage selon les situations
  • Gérer les appels téléphoniques avec savoir-être
  • Répondre efficacement aux demandes courantes

De cette manière, vous maîtrisez l’accueil physique et téléphonique au quotidien.


Public concerné

La formation s’adresse à :

  • Chargés d’accueil
  • Assistants administratifs
  • Réceptionnistes
  • Toute personne en contact avec le public
  • Professionnels souhaitant renforcer leurs compétences relationnelles

En outre, elle est utile à toutes les structures accueillant des clients ou visiteurs.


Prérequis

Aucun prérequis n’est strictement nécessaire. Cependant, une première expérience en accueil ou relation client est un atout. Néanmoins, la formation est accessible à tous les profils.


Méthodes pédagogiques

La formation combine apports théoriques et mises en pratique. D’abord, les notions clés de l’accueil physique et téléphonique sont présentées de façon claire. Ensuite, des simulations permettent de s’exercer concrètement. Par ailleurs, des retours personnalisés renforcent l’apprentissage. Enfin, les échanges entre participants enrichissent l’expérience. Ainsi, les acquis sont directement applicables.


Programme de la formation

Accueil physique : poser les bases

Vous apprenez les bonnes postures et attitudes à adopter pour recevoir un visiteur. Ensuite, vous gérez des situations variées avec professionnalisme.

Communication téléphonique efficace

Vous maîtrisez l’art de décrocher, écouter et répondre avec clarté. De plus, vous savez orienter les appels vers la bonne personne.

Gérer les situations difficiles

Vous découvrez des techniques pour apaiser une situation tendue. Ainsi, vous maintenez une relation de qualité.


Bénéfices pour l’entreprise

Après cette formation, vous serez capable de :

  • Offrir un accueil cohérent et professionnel
  • Réduire les tensions lors des échanges
  • Renforcer la satisfaction des interlocuteurs
  • Valoriser l’image de votre organisation

En résumé, l’accueil physique et téléphonique devient un atout stratégique dans votre relation avec le public.


Organisation de la formation

La formation est proposée en présentiel ou à distance. De plus, elle favorise l’interaction et la mise en pratique immédiate.


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